PRIVACY STATEMENT SCHAATSTRAININGSGROEP (STG) DE LIEMERS    VERSIE 1.0  / 28-5-2018

ONZE PRIVACY VERKLARING

ALGEMEEN

STG De Liemers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. STG De Liemers houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement; - Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als STG De Liemers zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. Schaatstrainingsgroep De Liemers is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Schaatsenrijders Bond (KNSB).

WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERZAMELD? 
Bent u lid van STG De Liemers dan worden uw persoonsgegevens opgenomen in de ledenadministratie.  Deze persoonsgegevens omvatten: naam, geslacht, woonadres met postcode en woonplaats, geboortedatum, e-mail adres, telefoonnummer (facultatief vast en/of mobiel) datum van start lidmaatschap en rekeningnummer. Daarnaast kunnen specifieke profielgegevens zoals kledingmaten, presentie, bestuursfunctie worden opgeslagen.
Bent u actief lid, dan kan STG De Liemers sportspecifieke gegevens verzamelen, zoals bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: videobeelden, rondetijden, lichaamshouding, krachtmetingen.
We registreren of u akkoord bent met het gebruik van uw beeldmateriaal.
Wij registreren de IP nummers waarmee u inlogt op onze mediashare, en welke acties u op het bestandssysteem uitvoert.  Maakt u gebruik van client software? Dan registreren we tevens de device name (naam van uw PC of smartphone), type en versie van het besturingssysteem, locatie (land), datum en tijd van inlog.
Bent u donateur van STG De Liemers dan omvatten de gegevens: naam, geslacht, woonadres met postcode en woonplaats, emailadres, telefoonnummer (facultatief vast en/of mobiel) datum van start donateurschap en rekeningnummer.
Bent u trainer of vrijwilliger bij STG De Liemers dan omvatten de gegevens: naam, geslacht, woonadres met postcode en woonplaats, emailadres, telefoonnummer (facultatief vast en/of mobiel) datum van relatiestart en rekeningnummer.
Bent u adverteerder/sponsor van STG de Liemers, dan omvatten de gegevens: De adverteerder of sponsornaam, de contactpersoon, het correspondentieadres met postcode en woonplaats, e-mail adres, telefoonnummer van uw bedrijf en/of contactpersoon, datum van relatiestart.
Bent u geïnteresseerde van STG de Liemers, dan omvatten de gegevens naam, geslacht, woonadres met postcode en woonplaats, emailadres, telefoonnummer (facultatief vast en/of mobiel) datum van aanmelding.

VOOR WELKE DOELEINDEN GEBRUIKT STG DE LIEMERS UW GEGEVENS?

Lidmaatschapsgegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van het lidmaatschap. Hieronder:

  • Het vaststellen en innen van de jaarlijkse vereningingscontributie

  • Het inschrijven als lid van de KNSB

  • Het lid informeren of doen informeren over verenigingsactiviteiten of -informatie. Hieronder te verstaan nieuwsbrieven, gewestelijke informatie, KNSB, informatie namens baanverenigingen, en het clubblad De Dweilpauze.

De vereniging kan de gegevens ook gebruiken om uitvoering te geven aan haar statutaire doelstellingen, het beoefenen en bevorderen van de schaatssport. Dit houdt in:

  • Het organiseren van trainingen, deelnemen aan, of organiseren van wedstrijden, organiseren van evenementen op het gebied van de schaatssport. Hieronder ook te verstaan het verenigings-gerelateerd collectief inschrijven bij derden zoals een schaatsschool of hotelaccommodatie (Bijvoorbeeld voor een trainingskamp of alternatieve elfstedentocht).

  • Het ontwikkelen, onderbouwen en evalueren van haar beleid

  • Informatievoorziening in het verlengde van de verenigingsactiviteiten, eventueel in samenwerking met derden.

  • Sportspecifieke gegevens kunnen worden gebruikt voor analyse van techniek van het lid, de eventuele vorderingen, en het bepalen van de aandachtspunten in de training. Het is mogelijk dat dergelijke gegevens in groepsverband getoond worden en waarbij de analyse deel is van het trainingsprogramma voor allen. (Leren van elkaars goede punten en verbeterpunten).

Donateursgegevens worden gebruik voor het uitvoeren van het donateurschap. Hieronder:

  • Het vaststellen en innen van de jaarlijkse donateursbijdrage

  • Het informeren over relevante verenigingsinformatie.

Gegevens van adverteerders en sponsoren worden gebruikt voor:

  • Het vaststellen en factureren van verschuldigde bedragen voor advertenties

  • Het informeren over relevante verenigingsinformatie

  • Communicatie over adverteerder- of sponsor gerelateerde onderwerpen.

Gegevens van geïnteresseerden worden gebruikt voor:

  • Het toezenden van verenigingsinformatie en nieuwsbrieven.

Logbestanden van de mediashare:

IP nummers worden beschouwd als persoonsgegevens omdat ze in principe tot op de persoon terug te herleiden zijn. Het loggen van de gegevens is een standaard voorziening op de share.

  • De acties op de server worden gelogd als beschreven onder de persoonsgegevens. Er wordt niet actief op gemonitord maar er kan steekproefsgewijs een audit worden gehouden om de legitimiteit van de inloggende gebruikers te controleren. Een onverklaarbare (land)locatie kan een indicatie van misbruik zijn.

  • Indien de ICT beheerder of de hostingpartner er aanleiding toe ziet kan een uitgebreid rapport van alle acties worden gegenereerd. Slechts in het geval van een gegronde reden, bijvoorbeeld een calamiteit of vermoeden daarvan mag deze data nader worden geanalyseerd door de vereniging of door derden.

  • Voor het gebruik van IP-nummers en cookies op onze website zie verderop.

BEWAARTERMIJN
STG De Liemers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

AAN WIE WORDEN GEGEVENS VAN LEDEN VERSTREKT?

Bent u actief lid van STG De Liemers? Dan verstrekken we uw gegevens aan de KNSB ten behoeve van het KNSB-lidmaatschap, en de daaraan gekoppelde producten zoals verzekeringen.

In dit kader verstrekken wij Naam, (voorletters, roepnaam, achternaam), geslacht, geboortedatum, adres, postcode, plaats, privé email als verplichte gegevens. Daarnaast geven wij aan of u een bestuursfunctie bekleed.

We verstrekken uw gegevens ten behoeve van collectieve inschrijving bij derden, zoals bijvoorbeeld een ijsbaan (schaatsabonnementen, schaatsschool) of een andere organiserende vereniging (schaatslessen 'Triavium Nijmegen', basislidmaatschap) In dit kader verstrekken wij naam, adres, postcode, plaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer en mailadres.
We verstrekken uw gegevens aan onze grafisch dienstverlener, in het kader van postverzending van het clubblad. Deze gegevens omvatten Naam, adres, postcode en Woonplaats.
In het kader van evaluatie van trainingsactiviteiten kunnen gegevens worden gedeeld met een trainer. Deze gegevens omvatten enkel deze die voor een analyse relevant zijn. Dit zou naast de naam ook leeftijd en geslacht kunnen zijn.
IP nummers en overige inlog gegevens op de mediashare: In het geval van calamiteiten met onze share zal zo nodig aangifte worden gedaan bij de competente instanties en wordt de verkregen informatie gedeeld.
Naast bovengenoemde punten verstrekt STG De Liemers uw persoonsgegeven zonder uw toestemming niet aan derden, tenzij:

  • Wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak

  • Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en STG de Liemers

  • U hier specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

BEVEILIGING
Voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen.

WEBSITE, SOCIAL MEDIA EN BEELDMATERIAAL
In de huidige tijd zijn communicatiemiddelen als WhatsApp, Facebook, blogs en websites niet meer weg te denken.
Website
Namens de vereniging wordt er een website gehost, www.stgdeliemers.nl. Deze site heeft tot doel mensen te informeren en te interesseren voor onze vereniging. We willen vooral een beeld neerzetten en een contactmogelijkheid bieden. Om zicht te krijgen op de omvang van bezoek aan onze website maakt deze gebruik van een tracking cookie voor Google Analytics. Hiervoor hebben we een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Om uw privacy te waarborgen wordt het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd en is het delen van gegevens uitgezet. Verder maken we geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Facebook
3 leden onderhouden namens de vereniging een Facebookpagina. Deze heeft tot doel mensen te informeren en interesseren over onze activiteiten en de schaats- en skeelersport. We hopen hiermee door wederzijdse aanbevelingen en likes een grotere doelgroep te bereiken dan via de website.  Mensen die berichten op de tijdlijn plaatsen of reacties hierop geven moeten zich ervan bewust zijn dat deze ongecontroleerd gedeeld en verspreid kunnen worden. Berichten of reacties die buiten het normale fatsoen vallen, kwetsend, beledigend of anderszins niet passen binnen het beeld dat de beheerders voor ogen staat zullen zonder opgaaf van reden worden verwijderd.
WhatsApp
Eén van de leden beheert een WhatsApp groep 'STG de Liemers'. Hoewel het bestuur het bestaan van deze groep toejuicht is het geen officieel verenigingskanaal. Het bestuur voegt geen leden toe aan deze groep. Het is aan elk lid afzonderlijk om te beslissen of hij/zij zich hiervoor wil aan- of afmelden. Het is aan de beheerder om deelnemers toe te voegen of te verwijderen. De deelnemer stelt zijn of haar contactinformatie automatisch en vrijwillig ter beschikking aan alle bij de groep aangesloten personen. De groep is niet per definitie beperkt tot leden van de vereniging, de uitingen niet beperkt tot verenigingsactiviteiten.

Standpunt van de vereniging:
Iedere deelnemer aan de WhatsApp groep moet zich ervan bewust zijn dat alles wat hij of zij hierop achterlaat ongecontroleerd verder verspreid kan worden. De uitingen kunnen ook bij niet-leden terecht komen. Evenzo kan de inhoud als kwetsend of beledigend worden ervaren, een inbreuk zijn op auteursrechten, of anderszins in strijd met de wet zijn. Daarnaast moet men rekening houden met het tijdstip waarop deelnemers een bericht ontvangen. STG De Liemers aanvaard geen enkele aansprakelijkheid op inhoud of consequenties van deze groep. Iedere deelnemer draagt zijn of haar eigen verantwoordelijkheid.
WhatsApp blijkt een zeer effectief communicatiekanaal.
Afgeleide groepen bestaan voor het bestuur, de Dweilpauze redactie, een fietsgroep, een tijdelijke trainingskamp, en diverse carpoolgroepen. Het is technisch voor een ieder mogelijk om op basis van de deelnemers aan de STG De Liemers groep een afgeleide groep te formeren. De vereniging heeft hier geen zeggenschap of invloed op.
We beschouwen de hoofdgroep alsmede alle afgeleide groepen als individuele initiatieven die bestaan met goedvinden van alle betrokkenen.
Beeldmateriaal
Foto en videomateriaal valt te beschouwen als persoonsinformatie. Leden kunnen aangeven of ze akkoord zijn met het gebruik van beeldmateriaal dat tijdens verenigingsactivititeiten is gemaakt. Bronnen van het materiaal zijn over het algemeen mede-leden van de vereniging. Verspreiding gaat vaak via delen over de besloten WhatsApp groep en (beperkt) via de website, Facebook of YouTube.
Daarnaast wordt het materiaal geregeld ter beschikking gesteld van de vereniging. Het kan dan worden gedeeld via een beveiligde cloudomgeving, uitsluitend voor leden toegankelijk.
Iedereen die foto's of films publiceert moet er voor zorgen zoveel mogelijk alleen STG de Liemers leden als onderwerp op de foto te zetten, en zo min mogelijk andere personen herkenbaar op beeld vast te leggen. We kunnen van hen vaak geen toestemming vragen. Zonodig, en bij enige twijfel  moet het materiaal geanonimiseerd worden. (blurren van gezichten en kentekenplaten).

RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

KLACHTEN
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VRAGEN
Als u naar aanleiding van onze Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Secretariaat STG De Liemers
Mailadres: info@stgdeliemers.nl
Telefoon: 0313 - 63 05 99